Nous recherchons un(e) stagiaire Documentaliste / Assistant gestion documentaire (GED) pour accompagner la structuration, l’organisation et la fiabilisation de notre système de gestion électronique des documents.
Le stage est idéal pour une personne rigoureuse, méthodique et soucieuse de l’organisation de l’information, souhaitant participer à la mise en place d’une GED complète, avec des règles de classement claires, des référentiels documentaires solides et un système d’identification unique des documents.
L’objectif du poste est d’aider à construire un environnement documentaire propre, cohérent et exploitable, afin de faciliter l’accès à l’information, le suivi des versions, la traçabilité et la bonne circulation des documents au sein de l’organisation.
Missions principales
- participation à la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED)
- recensement, tri et organisation des documents existants
- définition et application de règles de classement
- structuration d’arborescences documentaires
- participation à la création de conventions de nommage
- mise en place d’une clé d’unicité ou d’un identifiant unique par document
- aide à la gestion des versions et au suivi des mises à jour
- vérification de la cohérence et de la qualité des bases documentaires
- participation à la création de référentiels documentaires
- amélioration de l’accessibilité, de la lisibilité et de la traçabilité des documents
- documentation des procédures de gestion documentaire
- contribution à la formalisation de bonnes pratiques internes
Le poste ne consiste pas seulement à « ranger des fichiers », mais à poser les fondations d’un système documentaire fiable, structuré et durable.
Organisation du stage La journée type se répartit de la manière suivante :
- 2/3 du temps consacré à la structuration documentaire, au classement et au suivi GED
- 1/3 du temps consacré à la formation avec un responsable
Cette partie formation permettra au ou à la stagiaire de monter en compétence sur :
- les principes de la gestion documentaire
- la logique d’une GED
- les règles de classement et d’archivage
- la gestion des versions
- la structuration d’identifiants ou de clés d’unicité documentaires
- les bonnes pratiques de traçabilité et d’organisation de l’information
Profil recherché Nous recherchons une personne :
- Très rigoureuse et méthodique
- Organisée
- Attentive aux détails
- À l’aise avec la structuration d’informations
- Capable d’appliquer des règles avec précision
- Sensible à la logique documentaire et à la qualité des données
- Patiente et fiable dans l’exécution
Une première sensibilité à la documentation, à l’archivage, à la qualité, à l’administratif structuré ou aux outils de gestion documentaire est un plus, mais n’est pas obligatoire.
Ce que le stage permet d’apprendre Ce stage permet de découvrir de façon très concrète :
- la mise en place d’une GED
- la structuration d’un système documentaire
- la logique de classement et de recherche d’information
- la gestion des versions et de la traçabilité
- la mise en place de référentiels et d’identifiants documentaires
- les réflexes de fiabilisation de la donnée documentaire
Intitulé du poste Stagiaire Documentaliste / Assistant gestion documentaire (GED)
Type de stage
- Stage opérationnel
- Encadrement par un responsable
- Formation intégrée au quotidien
