L'agence Colliers de Lyon recherche un(e) alternant(e) Support Administratif & Office Management. Rattaché(e) à l’Office Manager de l’agence, vous participerez au bon fonctionnement quotidien de la structure et accompagnerez les équipes dans la gestion administrative des opérations. Vous évoluerez dans un environnement dynamique et polyvalent, au contact des différents métiers de l’entreprise, et interviendrez aussi bien sur les services généraux que sur le suivi administratif des projets. Véritable support de l’Office Manager, vous contribuerez au pilotage administratif des opérations, au suivi des fournisseurs et sous-traitants ainsi qu’à l’organisation quotidienne de l’agence. Cette alternance vous permettra de développer une vision transverse du fonctionnement d’une agence et de travailler sur des projets concrets en lien direct avec les équipes.

Vos principales missions

Suivi administratif des projets

• Vous participerez au suivi administratif des opérations en lien avec les équipes projets.
• Être en relation directe avec les différents interlocuteurs internes (notamment le service comptabilité) et externes (sous-traitants et fournisseurs)
• Préparer et assurer le suivi des bons de commande à l’aide de notre logiciel
• Accompagner le suivi administratif des commandes, des factures, des agréments sous-traitants et des dossiers administratifs des projets
• Assurer la mise à jour et le suivi des tableaux de bord des opérations afin de garantir le bon pilotage administratif des projets et le respect des échéances
• Assurer la gestion documentaire et le classement des pièces administratives des projets
• Contribuer à la mise à jour du suivi des temps et des ressources dans les outils de gestion de l’entreprise (SAP)

Office Management et services généraux

• Vous participerez au bon fonctionnement quotidien de l’agence.
• Suivre les prestataires et coordonner les opérations de maintenance des locaux ainsi que le signalement des dysfonctionnements
• Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs et des stagiaires
• Gérer les fournitures et consommables
• Gérer le courrier et les livraisons
• Assurer la commande des plateaux repas et autres prestations de restauration

Support documentaire aux appels d’offres

• Vous serez associé(e) à la gestion documentaire liée aux consultations et appels d’offres.
• Assurer la gestion, la mise à jour et la disponibilité des pièces administratives nécessaires aux consultations et aux appels d’offres
• Assurer la gestion documentaire liée aux références de l’agence et aux CV des collaborateurs

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer selon les projets et vos appétences.